Es geht um das richtige Format je nach Zweck und Funktion.
Ohne zu wissen, wofür die Stellenbeschreibung dienen soll, ist sie eine bürokratische Übung – die braucht niemand. Orientierung brauchen dagegen alle, Vorgesetzte und Mitarbeitende.
Es ist eben nicht selbstverständlich bekannt, was zu tun hat und insbesondere zu häufig nicht, warum es zu tun ist; dann fehlt eine Vorstellung über die eigene Rolle in der Organisation, dann ist als Folge jeder Gedanke zu Identifikation nutzlos.
Vorgesetzte wissen häufig insbesondere nicht, wie Mitarbeiter*innen etwas tun.
Top-Manager*innen fehlt ein sachorientierter Gesamtüberblick über das Unternehmen, es bleiben als „Ausweg nur“ Kennzahlen als Basis für erzwungene oder gestaltende (Re-) Strukturierungsüberlegungen.
Für Organisationsverantwortliche gilt dasselbe. Sie fangen wohl oder übel immer wieder „bei Null“ an.
Das führt zur Frage, Orientierung worüber? Daraus ergeben sich verschiedene schlanke oder auch umfangreichere Formate von Stellenbeschreibungen.
⇒ Umfangreiches Format
– Zweck: Digitalisierung / Automatisierung / Verschlankung von Abläufen
Die Stellenbeschreibung beschreibt für diesen Zweck für jede Aufgabe detailliert jeden Arbeitsschritt. Er wird jeweils unterteilt in
* was gemacht wird
* womit es gemacht wird (manuell, mit Software …)
* mit welchem Ergebnis es gemacht wird
* warum es gemacht wird
* für welche internen / externen Kunden es gemacht wird
Damit wird für eine ggf. sinnvolle Verschlankung von Prozessen ebenso eine notwendige Grundlage geschaffen wie für die ggf. folgende Automatisierung und Digitalisierung.
Auch wenn das Format umfangreich ist, müssen dafür nicht seitenlange Aufsätze geschrieben werden. Das Nutzen von Symbolen aus bewährten Darstellungstechniken von Aufbau- und Ablauforganisation führt zu übersichtlichen Formaten; sie sind schnell erklärt, erleichtern die Kommunikation und erhöhen deshalb die Akzeptanz.
⇒ Schlankes Format, 1 Seite
– Zweck: Orientierung, Führung, Motivation
Hier reicht ein schlankes Format von 1 Seite; das gilt für Managementpositionen ebenso wir für „nur“ ausführende Positionen.
Da nichts so motiviert wie der Erfolg, und weil jede Stelle einer Organisation nur so sinnvoll ist, wie sie zu sinnvollen Ergebnissen führt, wird jede Aufgabe ergebnisorientiert formuliert. Werden die einzelnen Aufgaben vorher nach gemeinsamen Ergebnissen zu Hauptaufgaben zusammengefasst, werden in keinem Fall mehr als 8 Hauptaufgaben festzuhalten sein.
Werden neben dieser Beschreibungen der Hauptaufgaben
* die organisatorische Einbindung der Position in das Gesamtunternehmen
* plakativ der Zweck der Position
* ggf. Führungsspannen
* Schnittstellen
* beeinflusste betriebswirtschaftliche Kennzahlen / relevante Größen
* Soll- und Ist – Qualifikationen für das Durchdringen der Stelle
festgehalten, ist die Basis für Orientierung, Führung – ggf. einschließlich für Zielvereinbarungen – und Motivation geschaffen.
Dasselbe gilt für Personalentwicklung und Stellenbesetzung.
Eine weitere Option ist die Nutzung der Inhalte für eine faire Gehaltsstruktur.
Schließlich sind mit diesem Format Vorbereitung und Durchführung dynamischer Mitarbeitergespräche garantiert. Im Gegensatz dazu stehen die quälenden Prozesse, die mit tarifvertraglich vorgeschriebenen sog. Leistungsbeurteilungen oder anderen lediglich bürokratisch verwalteten Systemen verbunden sind.
⇒ agile Organisation
Ob agile Organisation oder New Work als Folge der Digitalisierung – Stellenbeschreibungen sind und bleiben sinnvoll, weil die Zwecke bleiben. Und auch wenn Teamarbeit und -ziele individuelle Arbeit ersetzen (sollen), entfällt deshalb nicht eine individuelle Verantwortung, und es entfällt deshalb nicht die Unternehmensverantwortung für individuelle (De-)Motivation von Teammitgliedern.
Resümee:
Wer nach dem Aufwand für das ein oder andere Stellenbeschreibungsformat fragt, stellt die falsche Frage. Um Richtiges richtig zu erreichen, muss das Richtige getan werden. Die aufgewendete Zeit wird durch ersparte Zeit danach um ein Mehrfaches ausgeglichen.
Das Beschreiben einer Stelle ist immer ein Anlass, die Zweckmäßigkeit von Job Design und Stellengestaltung zu hinterfragen – Killer Job? Titel statt Aufgaben? Non-Job? Multipersonen Job? Job zu klein – zu groß?.
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