Es geht um das richtige Format für den richtigen Zweck.
Ohne zu wissen, wofür die Stellenbeschreibung dienen soll, ist sie eine bürokratische Übung – die braucht niemand.
Orientierung brauchen dagegen alle, Vorgesetzte und Mitarbeiter. Entgegen häufiger Äußerungen weiß eben nicht jeder, was er zu tun hat; und es weiß eben nicht jeder Vorgesetzte, was seine Mitarbeiter tun, und schon gar nicht, wie sie es tun. Das führt zur Frage, Orientierung worüber – daraus ergeben sich sinnvollerweise verschiedene schlanke oder auch umfangreiche Formate.
⇒ umfangreiches Format
* Zweck: Digitalisierung / Automatisierung / Verschlankung von Abläufen
Dafür ist ein eher umfangreiches Format notwendig: Die Stellenbeschreibung beschreibt für diesen Zweck für jede Aufgabe detailliert jeden Arbeitsschritt. Jeder Arbeitsschritt wird unterteilt in Was wird gemacht – womit wird es gemacht (manuell, mit Software …) – mit welchem Ergebnis wird es gemacht – warum wird es gemacht – wer ist Kunde (intern? extern?) des Ergebnisses. Damit wird die für Automatisierung und Digitalisierung notwendige Grundlage geschaffen. Mit der Frage nach dem warum etwas gemacht wird, können eingefahrene Verhaltens- oder Arbeitsweisen effizienter verändert werden. Auch wenn das Format umfangreich ist, müssen dafür nicht seitenlange Aufsätze geschrieben werden. Das Nutzen von Symbolen aus bewährten Darstellungstechniken von Aufbau- und Ablauforganisation schrecken nicht ab, erleichtern die Kommunikation und erhöhen die Akzeptanz.
⇒ schlankes Format, 1 Seite
* Zweck: Orientierung, Führung, Motivation
Die 1 Seite reicht für Managementpositionen ebenso wir für „nur“ ausführende Positionen. Nichts motiviert so wie der Erfolg; es geht deshalb um Ergebnisse. Wird die Beschreibung einer Aufgabe darauf reduziert und um die organisatorische Einbindung der Position in das Gesamtunternehmen ergänzt, ist die Basis für Orientierung und Motivation geschaffen. Für Führung ist die Richtung als Gesprächsgrundlage klar; für Zielvereinbarungen als Element der Führung – und nicht nur als Element variabler Gehaltszahlungen! – ist die Grundlage klar.
Auf dem einen Blatt ist auch noch Platz, um die Ergebnisse mit Kenngrößen zu versehen (z.B. Führung – Anzahl Mitarbeiter, Budget – Größe pp). Damit ergibt sich auch eine Basis für Zielvereinbarungen als Grundlage variabler Gehaltszahlungen.
* Zweck: Personalentwicklung, Stellenbesetzung
Mit dem Zweck Orientierung, Führung und Motivation bleibt auf dem einen Blatt noch Platz für die Ergänzung von Kernelementen eines sinnvollen Anforderungsprofiles, um die Ergebnisse erreichen zu können. Mit den dann vorliegenden Informationen kann anreizendes Personalmarketing ebenso gestaltet werden wie gezielte und akzeptierte Personalentwicklung.
* Zweck: Faire Gehaltsstruktur
Mit den so vorliegenden Gesamtinformationen über eine Position lassen sich darüber hinaus Gehaltsbänder im Vergleich von Positionen zueinander definieren, die verständlich und argumentierbar sind. Damit wird Akzeptanz erreicht. Gleichzeitig sind damit konkrete Perspektiven in Führungsgesprächen kommunizierbar.
⇒ agile Organisation
Ob agile Organisation oder New Work als Folge der Digitalisierung, Stellenbeschreibungen sind und bleiben sinnvoll, weil die Zwecke bleiben. Und auch wenn Teamarbeit und -ziele individuelle Arbeit ersetzen (sollen), entfällt deshalb nicht eine individuelle Verantwortung, die Orientierung voraussetzt, und eine individuelle (De-)Motivation von Teammitgliedern.
Mit in diesem Sinne richtigen Stellenbeschreibungen ist die Grundlage für gute Mitarbeitergespräche und – wenn gewollt –gute Gehaltsgespräche möglich. Im Gegensatz dazu stehen die quälenden Prozesse tarifvertraglich vorgeschriebener sog. Leistungsbeurteilungen und anderer bürokratischer Systeme.